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Sabemos que Barcelona cuenta con una larga lista de eventos reconocidos internacionalmente para públicos muy distintos y de temáticas diferentes. Desde el Mobile World Congress para un sector más enfocado al mundo de la tecnología y los negocios, hasta los festivales Sónar y Primavera Sound para un público más joven, digitalizado y al día de los últimos grupos de música. Pero, ¿cómo organizar un evento audiovisual en Barcelona de éxito cómo ellos?
Cuenta con un buen equipo humano y tecnológico
A pesar de esta diversidad, todos presentan un factor en común que les asegura un éxito en la puesta en escena: cuentan con un equipo audiovisual y profesional que les permite hacer de un proyecto una realidad.
El equipo audiovisual es, sin duda, un componente esencial para dar soporte a un evento audiovisual en Barcelona. Si queremos cautivar a nuestros espectadores, tendremos que sorprenderles con un contenido que les impacte e, incluso, con el que puedan interactuar para sentir que forman parte del evento. En este sentido, el festival Sónar es un claro ejemplo de experimentación digital en la que involucra al asistente para participar en sus proyectos. La calidad de la imagen y el sonido serán también tus ingredientes básicos.
Sin equipo humano no existiría el evento. Necesitamos un grupo de profesionales, con experiencia, implicación y que trabajen en equipo para que nos aseguren que todo está bajo control. Son aquellos expertos que, ante cualquier imprevisto o fallo técnico, responderán ágilmente y ofrecerán la mejor solución.
Decide un espacio acorde a tus necesidades
Realizar nuestro evento en el espacio más espectacular simplemente, no nos asegurará el éxito. Debemos tener en cuenta varios puntos para decidir cuál será el lugar más idóneo.
El alcance de nuestro acto (municipal, regional, nacional, global…) nos ayudará a conocer si debemos apostar por un lugar más conocido a nivel local, o de lo contrario, un espacio que sea reconocido internacionalmente.
El tipo de actividades que se van a llevar a cabo (exposiciones itinerantes o fijas, conciertos al aire libre o en acústico, espacio para stands y conferencias…) también nos ayudará a determinar el espacio necesario para el evento. De este modo, podremos contar con un único escenario, si tenemos una programación sencilla de grupos de música, o con un espacio diáfano que podamos dividir según el tipo de actividad que se esté realizando.
El número de asistentes también es un factor clave, tanto para definir el tamaño del acto como para saber la distribución. Además, el perfil de los asistentes nos dirá cómo éstos van a interactuar en el espacio y qué necesidades van a tener mientras estén disfrutando de la función.
Define unos objetivos
Ya contamos con un buen equipo, sabemos dónde vamos a realizarlo y cuál es nuestro público. Pero, para que un evento sea exitoso, tendremos que fijar objetivos concretos y cumplirlos (o incluso superarlos).
Para ello, debemos definirlos teniendo en cuenta cuatro grandes requisitos: deben ser específicos, medibles, consensuados por todo el equipo y realistas.
Por otro lado, debemos redactarlos en base a seis preguntas: ¿qué?, ¿cuándo?, ¿cómo?, ¿dónde?, ¿por qué? y ¿para qué?
Una vez seamos capaces de plasmar nuestras ideas sobre el papel y respondamos con claridad a cada uno de los puntos que se nos plantean, estaremos preparados para planificar y organizar el evento. ¡Mucho éxito!
